Politique et pratiques d’EOS Canada en matière de confidentialité

Introduction

EOS Canada a préparé la présente politique de confidentialité pour vous informer de ses pratiques en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels se rapportant à des individus identifiables. Nous prenons des mesures pour protéger la confidentialité des renseignements personnels ou confidentiels. L’adhésion stricte aux lignes directrices qui régissent la confidentialité et la protection des renseignements personnels, comme le stipulent la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et les différentes lois provinciales et territoriales sur la protection des renseignements personnels est la pierre angulaire de notre engagement à protéger les renseignements personnels et la confidentialité de nos employés, de nos clients et de leur clientèle.

Portée

Cette politique s’applique au fonctionnement d’EOS Canada et de ses succursales, ainsi que de toutes ses unités commerciales au Canada [1].
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement – quel que soit le format où il a été consigné – se rapportant à un individu identifiable. Ces renseignements ne comprennent pas les renseignements anonymes ou les données regroupées, car ces derniers ne peuvent être associés à un individu identifiable.

Consentement

Sauf là où la loi exige ou permet de faire autrement, EOS Canada s’efforce d’obtenir de chaque personne ou entreprise qui remet des renseignements personnels son consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de tels renseignements par EOS Canada.

Responsabilité de l’entreprise

EOS Canada est une agence de recouvrement de propriété privée exploitée par des Canadiens qui offre à sa clientèle divers services spécialisés dans le domaine de la gestion des créances de créances. Parmi ses clients, on retrouve d’importantes institutions financières, des détaillants, des gouvernements et leurs agences, des entreprises de télécommunication, des entreprises de service public et d’autres sociétés qui font crédit à leur clientèle.

EOS Canada a donc un devoir de diligence à l’endroit de ses clients et de leurs clientèles respectives. Les renseignements auxquels ses clients donnent accès à EOS Canada sont de nature extrêmement confidentielle au même titre que les renseignements obtenus dans le cadre de ses activités commerciales. C’est pourquoi EOS Canada a élaboré et mis en œuvre des politiques précises en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels afin de gérer et de protéger ces renseignements.

Responsabilité de nos employés

Chacun de nos employés est responsable du maintien de la confidentialité de tout renseignement personnel auquel on lui donne accès. À leur embauche, les employés d’EOS Canada sont informés de leur responsabilité en matière de confidentialité et ils doivent signer une entente de confidentialité qui les oblige à s’en acquitter. De plus, tous les employés doivent revoir la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que les lois provinciales et territoriales et toute autre réglementation en ces matières, puis confirmer qu’ils les comprennent.

EOS Canada offre une formation et un encadrement continus à ses employés en ce qui a trait au respect des normes existantes et aux enjeux émergents en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Les employés d’EOS Canada se doivent, comme condition d’emploi, de se conformer à ces politiques et aux procédures qui en découlent.

Principes de confidentialité relatifs à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels dans le cadre des activités d’EOS Canada

EOS Canada

  • obtient, par l’entremise de ses clients, l’accès à des renseignements sensibles qui lui sont nécessaires pour assurer à ses clients des services de recouvrement de créances;
  • limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille, ne recueillant que les renseignements nécessaires à l’exécution de ses activités;
  • n’utilise ces renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et n’en divulgue sciemment aucun à des tiers, sauf si elle en est dûment autorisée ou si la loi l’exige;
  • entrepose de manière sûre tous les renseignements dont elle a la garde, que ce soit sur papier ou en format électronique – EOS Canada réserve l’accès à ces renseignements aux seuls employés qui en ont spécifiquement besoin pour accomplir leur tâche selon les lois en vigueur;
  • conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’elle l’estime nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et tel que l’exige les lois en vigueur, et EOS Canada se départira de manière sûre de tout renseignement qui ne lui sert plus pour réaliser ses activités;
  • prend tous les moyens raisonnables pour s’assurer que les renseignements relatifs aux clients sont complets, exacts et à jour comme il se doit pour qu’elle atteigne les fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis;
  • instaure les mesures de sécurité raisonnables nécessaires pour protéger les renseignements des clients selon le niveau de sensibilité des renseignements conservés;
  • ne vend pas de renseignements provenant de ses clients;
  • est réceptive aux préoccupations de ses clients en ce qui a trait à ses politiques et à ses procédures de gestion des renseignements relatifs aux clients.
  • Sur demande par écrit, les clients d’EOS Canada peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels conservés par EOS Canada. La demande écrite doit être assez précise pour permettre à EOS Canada de retracer les renseignements demandés sans trop de difficultés.
  • Les clients peuvent remettre en question le respect de la politique de confidentialité par EOS Canada. Sur demande écrite d’un client, nous entreprendrons une enquête sur toute plainte et y répondrons par écrit.

Personne-ressource en matière de confidentialité

EOS Canada a nommé un responsable de la protection de la vie privée qui relève du chef de la direction et du conseil d’administration pour superviser la gouvernance en matière de confidentialité, notamment les politiques, le règlement des litiges, la formation, les communications et l’escalade. On peut communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse EOS Canada, 325, avenue Milner, bureau 1111, Toronto (Ontario) M1B 5N1; télécopieur : 416-412-6165 ou courriel : privacy@eos-ncn.ca.
Si vous avez des questions ou des préoccupations relatives à la politique de confidentialité d’EOS Canada ou souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou les corriger, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée comme indiqué ci-dessus.

En résumé

EOS Canada considère la confidentialité et la protection des renseignements personnels comme fondement de ses pratiques commerciales. EOS Canada continuera à élaborer, à réviser et à surveiller ses politiques et ses procédures pour assurer le respect des lois en vigueur, répondre aux exigences de ses clients et agir avec discernement. EOS Canada s’engage à traiter avec soin et en toute dignité les personnes dont les renseignements lui ont été confiés.
[1] Toute référence à EOS Canada englobe toutes les unités commerciales et les succursales. Toute référence à des clients se rapporte aux clients d’EOS Canada ou aux clients de nos clients.

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